Bericht

Marketing & Laborführung

06.03.23

Toolbox für die effiziente digitale Fachkommunikation

Genauer hingeschaut

Annett Kieschnick

Die Frage, ob ein Dentallabor auf digitalem Weg kommunizieren sollte, steht kaum noch zur Diskussion. Digitale Kommunikation ist fester Bestandteil unternehmerischer Abläufe. Doch wie kann das Dentallabor professionell und zugleich effizient kommunizieren? Hier bieten verschiedene Online-Tools wertvolle Hilfe. Im Artikel vorgestellt wird eine Toolbox für die digitale Kommunikation. Die Tools bzw. die konkreten Beispiele sind mit dem Blick auf die Arbeit im Dentallabor ausgewählt.

Slack, Trello, Canva, Asana, Hootsuite, Feedly, Teams, Zoom, Google Alerts … die Liste kann lange fortgeführt werden. Allesamt sind dies Tools für die digitale Unternehmenskommunikation. Während einige davon in den Werkzeugkasten von Profis (z. B. Marketing-Abteilung, Agenturen) gehören, sind andere Werkzeuge für jeden zugänglich und hilfreich. Diese stehen hier im Fokus. Und was zunächst verwirrend scheint, integriert sich vergleichsweise schnell in den Arbeitsalltag. Viele der folgenden Werkzeuge bieten eine echte Unterstützung für die effiziente digitale Kommunikation.

Tools für die Kommunikation im Team

Chat- und Collaboration-Tools ermöglichen es Nutzern, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren und Nachrichten auszutauschen. Richtig eingesetzt, machen Collaboration-Tools die Zusammenarbeit im Team deutlich effektiver. Die meisten Tools haben eine hohe Nutzerfreundlichkeit und lassen sich schnell im Alltag implementieren. Jedes Chat-Tool hat unterschiedliche Funktionen sowie Preismodelle und eignet sich für unterschiedliche Nutzergruppen mehr oder weniger gut.

Beispiele für Chat- und ­Collaborationstools

  • Slack ist ein populäres Chat-Tool, das vor allem für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams genutzt wird. Es bietet Funktionen wie direkte und Gruppen-Chats, Dateiübertragung und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools.
  • Microsoft Teams ist ein Chat- und Collaboration-Tool von Microsoft, das Teil des Office 365-Pakets ist. Es bietet Funktionen wie Chat, Video- und Audio-Anrufe, Dateiübertragung und integrierte Office-Anwendungen.
  • Google Chat ist in Google Workspace (früher G Suite) integriert. Es bietet Funktionen wie direkte und Gruppen-Chats, Video- und Audio-Anrufe und integrierte Google-Anwendungen.
  • Zoom-Chat ist Teil der Videokonferenzplattform Zoom. Es bietet Funktionen wie direkte und Gruppen-Chats und integrierte Video- und Audio-Anrufe.
  • Skype ist ein Chat- und Videokonferenz-Tool, das von Microsoft betrieben wird. Es bietet Funktionen wie Chat, Video- und Audio-Anrufe und Dateiübertragung.

Projektmanagement-Tools ermöglichen es, Projekte und die damit verbundenen Aufgaben und Aktivitäten innerhalb eines Teams zu planen, zu verfolgen und zu verwalten. In der Regel integriert sind Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Bericht­erstellung. Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Tools, jedes mit ­spezifischen Funktionen und Vor- sowie Nachteilen. Um effizient zu arbeiten und sich in einer Vielfalt von Möglichkeiten nicht zu verlieren, sollte das Tool ­entsprechend den Bedürfnissen ausgewählt werden.

Beispiele für Projektmanagement-Tools

  • Trello hilft dabei, Aufgaben und Projekte zu verfolgen und die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams zu verbessern. Trello basiert auf Kanban-Boards, bei denen Nutzer Aufgaben in Karten aufzeichnen und diese auf Listen oder Boards organisieren. Schon die kostenlose Version integriert viele Möglichkeiten; eine kostenpflichtige Option mit erweiterten Funktionen ist auch verfügbar. Trello versucht die Nutzung so einfach wie möglich zu halten, weswegen die Einarbeitungszeit kurz ist.
  • Asana bietet im Gegensatz zu Trello deutlich mehr Zusatzfunktionen, Integrationen und vorgefertigte Templates an. Gerade für umfangreiche Projekte kann dies von Vorteil sein, allerdings ist die Bedienung komplex und die Einarbeitung dauert länger.

Video-Konferenzen-Plattformen wie Zoom, Teams, Skype und Google Meet ermöglichen es Nutzern, sich in Echtzeit per Video zu unterhalten und Meetings abzuhalten. Diese Art der digitalen Kommunikation ist wahrscheinlich in jedem Dentallabor etabliert.
E-Mailing ist die am weitesten verbreitete Form der digitalen Kommunikation und gehört zum Alltag. Trotzdem (oder gerade deswegen) wird vor allem hier viel falsch gemacht. Sensibilität: Es bedarf wohlüberlegter Worte und klarer Formulierungen. Vielleicht kostet das Verfassen einer korrekten E-Mail etwas mehr Zeit, aber letztlich zeugt sie von Professionalität und Respekt gegenüber dem Empfänger. ­„eine gute E-Mail schreiben“ ist ein komplexes Thema und wird in einem separaten Artikel näher betrachtet.

Tools für die Content-­Erstellung

Wer digital kommuniziert, benötigt Content. Auch hierfür gibt es Werkzeuge, die bei der Generierung der Inhalte hilfreich sein können.
KI-Textgeneratoren generieren mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) Texte. Hierzu habe ich in meinem letzten Artikel ausführlich berichtet. KI-Textgeneratoren ersetzen keine/n professionelle/n Texterin/Texter, können jedoch in bestimmten Situationen hilfreich sein. Wichtig: KI-Textgeneratoren bedürfen der „menschlichen“ Überprüfung. Sie sollten als Hilfsmittel und nicht als Ersatz für menschliches Schreiben betrachtet werden.

Beispiele für KI-Textgeneratoren

  • Mindverse ist eine vielseitige Plattform für KI-generierte Inhalte mit diversen Engines (z. B. Blog, Headline, E-Mail). Der Anbieter – ein Berliner Tech-Start-up – setzt auf hochwertige Inhalte, vor allem in deutscher Sprache. Angeboten werden drei Preisvarianten und eine maßgeschneiderte Nutzungsoption. Im Vorfeld kann das Angebot kostenfrei getestet werden.
  • Japser wird derzeit als eines der besten Tools für die KI-Textgeneration beschrieben und gilt als Nummer 1. Es sind diverse Sprachen verfügbar. Das US-Softwareunternehmen conversion.ai mit Sitz in San Francisco hat die Software 2017 auf den Markt gebracht. Heute gibt es verschiedene Abo-Modelle. Zum Testen kann die 5-Tage-Geld-zurück-Garantie genutzt werden.
  • Neuroflash gehört zu den bekanntesten KI-Textgeneratoren im deutschen Raum. Gegründet von einem Hamburger Start-up richtet sich diese Plattform an professionelle Schreiber sowie an „Hobby“-Autoren. Zusätzlich zu den drei Abo-Modellen gibt es „Free Plan“. Monatlich können kostenlos bis zu 2.000 Wörter erstellt, ein KI-Bild gratis generiert und eine SEO-Analyse vorgenommen werden.

Online-Grafikdesign-Plattformen sind eine mindestens ebenso wertvolle Hilfe für die Contenterstellung. Die kreativen Tools erlauben die Gestaltung von Grafiken und Designs. Auch hier gilt: Die Arbeit eines professionellen Grafikdesigners lässt sich nicht ersetzen. Doch wer Muße daran hat, findet einen effizienten Selfmade-Weg. Wer sich etwas mit dem jeweiligen Programm beschäftigt und Kreativität besitzt, kann professionell aussehende Grafiken, Designs und Präsentationen erstellen; auch ohne umfassende Grafikdesign-Kenntnisse.

Beispiel für Online-Grafikdesign-­Plattform

  • Canva ist das wahrscheinlich bekannteste Online-Tool für das Erstellen von Grafiken und Designs. Angeboten werden vorgefertigte Vorlagen und Designs für soziale Medien, Präsentationen, Flyer und Broschüren. Es gibt eine kostenlose Version von Canva sowie kostenpflichtige Optionen mit interessanten erweiterten Funktionen.
  • Shutterstock Creativ Flow wurde kürzlich von der Bildagentur Shutterstock als komplette Designlösung für Kreative und Unternehmen auf den Markt gebracht. Das Programm ist einfach zu bedienen und beinhaltet viele anpassbare Vorlagen für Social Media, Business, Marketing etc. sowie Bearbeitungsfunktionen. Neben einer kostenlosen Version gibt es die kostenpflichtige Version Creative Flow Plus (Premium-Zugang).

Tool für die Planung – ­Social-Media-Manager

Wird viel über soziale Netzwerke kommuniziert, sind eine gute Planung und ­Organisation eine wichtige Grundlage für ­Effizienz. Hier kann ein Social-Media-­Management-Tool ausgesprochen nützlich sein.

Beispiel für Social-Media-Management-Tool

  • Mit Hootsuite lassen sich alle Social-Media-Aktivitäten (Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok etc.) von einem zentralen Ort aus verwalten. Planen, veröffentlichen, analysieren – Posts können mit nur einem Klick auf verschiedenen sozialen Netzwerken ausgespielt werden. Der Nutzer muss sich also nicht mehr in jedes einzelne Netzwerk einloggen, um etwas zu posten, sondern organisiert alles mit nur einer Oberfläche. Wie in einem Redaktionsplan können zukünftige Posts vorbereitet und zeitlich geplant werden, was im Alltag viel Zeit spart.

Die verschiedenen Tools und Plattformen für die digitale Kommunikation sind je nach Anforderungen und Präferenzen für unterschiedliche Anwendergruppen geeignet. Um sich bei der Vielfalt von Möglichkeiten nicht zu verrennen, sollte gezielt eine Toolbox entsprechend den Anforderungen im Dentallabor zusammengestellt werden.

Annett Kieschnick, Berlin
Fachjournalistin Zahntechnik/Zahnmedizin,
Digital Brand Managerin (DIM)

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